Indlægget er skrevet af gæsteblogger Jessica Panke
Jessica Panke Wagner er HR & Ledelseskonsulent i www.pankehr.dk Tidligere ved Instituttet for Fremtidsforskning, Maersk Line som Talent Manager og HR konsulent for Dansk Erhvervs’ medlemmer.
Jessica mestrer både det strategiske og det mere jordnære perspektiv på HR, med en passion for at hjælpe mindre virksomheder med at få struktur på HR-området.
Effektivitet og konkurrencedygtighed
Der er et grundlæggende princip, som gælder for samtlige virksomheder og organisationer – både private og offentlige, både store og små.
Det er et princip, der relaterer sig til effektivitet og konkurrencedygtighed, og det er nok det mest demokratiske princip, man kan forestille sig.
For her er ingen genveje eller uretfærdige fordele at hente, uanset hvor gode kontakter eller hvor skarp en revisor man har. Og uanset hvor god strategien er, og uanset hvor skarp man er til Excel og PowerPoint.
Det er det grundlæggende princip, der siger:
Medarbejdere er dem, der får virksomheden til at vokse, trives, være effektiv og konkurrencedygtig. Medarbejdere er dem, der skal føre virksomhedens planer ud i livet – men det kan man kun forvente af dem, hvis de ved hvad der forventes af dem, har de rigtige kompetencer, trives, er motiveret og har lyst.
Det er der ikke noget som helst skævt, konkurrenceforvridende eller uretfærdigt i.
Fordi det står alle – ALLE – frit at prioritere det, der har med medarbejdere at gøre, for på den måde at stå stærkere i konkurrencen.
Det er det, der kaldes HR.
Og det er faktisk ikke blot en ’nice to have’-luksus.
HR er benhård forretning, og det gælder for alle. Både for store og små.
Størrelsen har betydning
Pointen her er dog, at prioriteringerne er forskellige, alt efter hvor stor en virksomhed det er tale om.
En virksomhed med 15 ansatte behøver selvfølgelig ikke at udvikle et særligt talentprogram, mens det er en stor fordel for en virksomhed med 23.000 ansatte fordelt på 14 lande.
En virksomhed med 15 ansatte skal selvfølgelig ikke investere ressourcer i at stable et system for dataanalyse på benene, men en virksomhed med 23.000 ansatte skal bare have de systemer på plads, idet evnen til at analysere data som grundlag for beslutningsprocesser, er bydende nødvendigt.
En virksomhed med 250 ansatte skal have solide processer omkring performance management (MUS, medarbejderudvikling eller hvad man nu vil kalde det), på samme måde som en virksomhed med 23.000 ansatte.
En virksomhed med 15 ansatte kan tillade sig at være lidt mere casual på det område, da (ejer)lederen formentlig kender alle sine medarbejdere ret godt og taler med dem på daglig basis.
Fælles for alle 3 virksomheder er dog, at man skal have styr på det operationelle, basisfunktionerne: løn, refusion af sygedagpenge, kontrakter og den slags.
Lad os se lidt nærmere på, hvad HR egentlig indeholder.
Hvilke elementer indeholder HR?
Vi skal her ikke gå helt i dybden med detaljerne, men helt overordnet kan man sige, at alt det, der har med medarbejdere at gøre, har en HR-cyklus, eller nogle forskellige elementer man er nødt til at tænke ind i sit HR-arbejde og i sin forretning.
| Element | Indhold |
| Basisfunktioner (Operationel HR) |
|
| Tiltrækning |
|
| Fastholdelse – udvikling |
|
| Afvikling |
|
Alle ovenstående aktiviteter er relevante for alle virksomheder, uanset størrelse.
Men størrelsen har betydning.
Det er nemlig ikke alle elementer, der lige vigtige for alle virksomheder.
Lad os kigge lidt på, hvad man skal tage højde for, afhængig af hvilken type virksomhed man er.
Særligt for De Store
Her bør man have alle af de ovenstående områder på plads. Dertil skal det hele spille sammen, mellem afdelinger og mellem lande.
Man er nødt til have en velfungerende HR-organisation, og ofte har man mange specialister ansat (Talent Managers, Learning og Development, rekruttering etc.)
Hvis det skal fungere, kræver det solide, effektive (og gennemtænkte) processer – uden at det for den sags skyld skal drukne i administration og kvæles i siloer.
Faktisk er en af de største udfordringer for den store organisation ikke at finde dygtige medarbejdere, for de fleste steder sidder superskarpe HR-medarbejdere, med en enorm faglighed.
Problemet plejer heller ikke at være, at få skabt relevante processer.
Den største udfordring for de store virksomheder er snarere, at man har en HR-afdeling der er ”for HR’s egen skyld’.
Det vil sige en situation, hvor HR svæver lidt som en satellit, eller er en kæmpe-silo, og man er ikke 100% linket op til virksomhedens overordnede strategi.
Hvis man skal være effektiv og levere værdi til forretningen, kræver det, at HR skal sidde med ved bordet og byde ind når de store beslutninger bliver truffet, og man skal deltage aktivt i strategiarbejdet.
Det kniber desværre lidt for mange store virksomheder.
At have forretningsforståelse gælder for resten ikke kun for HR Business Partnere, det gælder faktisk for hele HR-afdelingen. Også dem der primært tager sig af basisfunktionerne.
Særligt for De Mellemstore
Strategi er ikke blot forbeholdt de store virksomheder, og formentlig har man også som mellemstor virksomhed en eller anden form for strategi. Men som for alle virksomheder, gælder det grundlæggende princip, der blev skitseret i starten af artiklen, også her.
Hvis virksomheden er vokset sig stor, med over 200 medarbejdere, er man nødt til at begynde at fokusere på udvikling og fastholdelse af medarbejdere – struktureret og som en del af strategien.
Det er med andre ord tid til at etablere en decideret HR-funktion med 1 eller 2 medarbejdere; fx en medarbejder, der tager sig af basisfunktionerne, og en HR Business partner.
HR Business partneren skal gerne være lidt vaks på alt det, der har med udvikling at gøre, og skal sørge for at få skabt processer omkring som minimum rekruttering, onboarding, performance reviews (MUS) og uddannelsesplaner.
Derudover, skal vedkommende være en sparringspartner for virksomhedens ledere, når det kommer til de svære samtaler og alt andet, der vedrører medarbejderne. Og glem endelig ikke at nedfælde personalepolitikker og lave en personalehåndbog!
Hvis I endnu ikke er helt oppe på 200 medarbejdere, men måske har 85, så er en HR-funktion med 2 medarbejdere lidt overkill. Man skal jo helst ikke skyde gråspurve med kanoner.
Men der er stadig brug for faste rammer og struktur.
Faktisk er det ofte, når virksomheden har nået en størrelse omkring 50 medarbejdere, at det bliver presserende at få skabt nogle HR-strukturer, fordi her begynder det tit at være en decideret væksthæmmer, hvis man IKKE har det.
Sørg derfor for, at der er styr på HR-basisfunktionen.
Man kan med fordel ansætte en HR-koordinator, og køb så eventuelt hjælp udefra til at få en HR-struktur på plads. Hjælp til selvhjælp, så at sige.
Det man først og fremmest skal fokusere på, når man nu ikke kan fokusere på det hele, er rekrutteringsprocessen og performance reviews (MUS). Det er også en god idé at lave et årshjul der beskriver virksomhedens tilbagevendende HR-aktiviteter.
Særligt for De Små
Hvis virksomheden er helt lille, har man ikke plads i budgettet til en decideret HR-funktion. Der er heller ikke brug for sådan en funktion.
Desværre er det bare tit sådan, at man udelukkende fokuserer på det operationelle, og slet ikke bruger krudt på de øvrige dele af HR – i hvert ikke fald i på en struktureret måde.
Man har ingen i virksomheden med en HR-baggrund, og ting der relaterer sig til HR, bliver udført lidt ad hoc og har ofte karakter af brandslukning (det gælder i øvrigt også for mange af de mellemstore).
Her er det vigtigt at overveje, hvad virksomhedens fremtidsscenarie er.
Har I eksisteret i mange år, med en forholdsvis stabil medarbejderskare på 10 (plus minus)?
Eller er I en virksomhed, der stormer frem, vokser med 10-15 medarbejdere per år og regner med at fortsætte med at vokse i samme tempo over kommende 2-3 år? Så er det nemlig nu, I skal begynde at etablere noget der minder om en HR-funktion, inden det bliver til en væksthæmmer, at I ikke har en.
Selv om man er lille, er HR en strategisk del af virksomhedens drift.
Også her kan det være en god idé med en medarbejder, der tager sig af HR-basisfunktionerne; mange virksomheder har allerede sådan en person.
Som minimum kan anbefales, at man udover basisfunktionerne, afholder udviklingssamtaler i en eller anden form (som gerne må være lidt casual og matcher virksomhedens behov).
Ved afholdelse af udviklingssamtaler er en af fordelene, at man som (ejer)leder får et overblik og en rød tråd mellem strategi, drift og kompetencer.
Det skaber sammenhæng mellem virksomhedens mål og medarbejderne, og som (ejer)leder får man større kendskab til medarbejderne.
Medarbejdere får feedback på sin arbejdsindsats, og det giver en følelse af indflydelse på egen arbejdssituation – noget der er med til at øge motivationen.
Men husk: Keep It Simple.
Brug et spørgeskema, der passer til din virksomhed, formålet og de medarbejdere du har.
Og husk nu også endelig, at MUS aldrig kan være en erstatning for løbende feedback!
Det er bare en samtale, som fra forskel fra den løbende feedback er dokumenteret og kan følges op på.
Derudover, er det en fordel at tænke sig lidt om i forhold til rekruttering og lave en guide for, hvordan den skal foregå (mindre mave – mere hjerne!)
Fejlrekrutteringer kan nemlig være fatale, især for små virksomheder, eftersom det er så dyrt og som lille er man mere sårbar.
Men bottom line er altså, at HR er for alle virksomheder – uanset størrelse.
Pøj pøj med HR arbejdet derude – både for store og små!
