Indlægget er skrevet af advokat Nilgün Aydin,
den 8. august 2019
Nilgün Aydin er selvstændig advokat med speciale i HR-jura og Persondataret. Du kan læse mere om advokatfirmaet Nilgün Aydin| HR-jura www.naydin.dk
Er du træt af at brandslukke?
Undgå brandslukning og gør dit arbejde nemmere som HR-konsulent
En af dine opgaver som HR-konsulent er typisk at sparre med og at rådgive lederen inden for HR-jura. Dette sker desværre oftest først, når skaden er sket, og lederen har handlet i strid med gældende reglerne. Derfor står du desværre ofte i den situation, at du igen skal brandslukke.
I denne artikel får du et hurtigt overblik over de væsentligste faldgruber inden for HR-jura, som du via din sparring med og rådgivning af lederen, bør gøre lederen opmærksom på – før skaden er sket.
Således vil du hjælpe lederen til at se sine juridiske muligheder, træffe hurtigere og bedre beslutninger og ikke mindst styre uden om faldgruberne, som er dyre for virksomheden – både ledelsesmæssigt, menneskeligt og økonomisk.
Herudover vil det gøre dit arbejde mere tilfredsstillende og nemmere, når du forebygger i stedet for at brandslukke.
Sådan hjælper du lederen med
13 HR-juridiske tips
Tip#1
Sørg for at lederen er på forkant
- Giv lederen et hurtigt overblik over HR-juraen, så lederen hurtigt kan tænke dig og juraen ind i forløbet.
- Gør det klart for lederen, at lederen spiller en nøglerolle i overholdelse af HR-juraen – lederen er tættest på medarbejderen, ikke HR-funktionen.
- Understreg vigtigheden af, at lederen sikrer sig skriftlig dokumentation.
Tip#2
Sørg for at lederen handler i rette tid
- Lederens passivitet er roden til alt ondt, og problemer med medarbejdere går ikke over af sig selv, de kræver handling. Den mest udbredte fejl blandt ledere er manglende handling, som får uønskede konsekvenser både ledelsesmæssigt og juridisk
- Lederen skal være indstillet på at lytte, afklare misforståelser, afstemme forventninger og følge op hurtigst muligt.
- Hvis nødvendigt skal lederen give en advarsel og ikke udskyde dette.
Tip#3
Sørg for at lederen kender loyalitetsforpligtelsen
- Loyalitetsforpligtelsen er en grundlæggende pligt i et ansættelsesforhold og gælder både lederen og medarbejderen.
- Lederen skal vide, at medarbejderen har pligt til at være loyal over for virksomheden fx når de udtaler sig på de sociale medier, under evt. sygefravær, fritstillingsperiode mm.
Tip#4
Sørg for at lederen kender sin ledelsesret og -pligt
- Lederen bestemmer som udgangspunkt, hvem der skal udføre arbejdet, hvornår det skal udføres, og hvordan det skal udføres.
- Lederen bør bruge sin instruktionsbeføjelse/ledelsesret til at sikre, at virksomheden kommer i mål og når bedre resultater.
- Lederen skal følge op og håndter problemsager fx samarbejdsvanskeligheder, dårlig performance, for stort fravær – lederen har også pligt til at lede. Understreg at lederen skal tage sin lederrolle alvorligt og træd i karakter.
Tip#5
Sørg for at lederen kender de forbudte kriterier dvs. diskriminationsforbuddet
- De forbudte kriterier er fx køn, graviditet, handicap, alder, etnicitet, seksualitet, religiøs og politisk overbevisning. De følger af ligebehandlings- og forskelsbehandlingsloven.
- De forbudte kriterier må ikke indgå i ledelsesbeslutninger – hverken ved rekrutteringen, under ansættelsen eller ved afskedigelsen.
- Lederen skal vide, at dokumentationskravet er højere i sager om mulig diskrimination, derfor skal lederen sikre sig skriftlig dokumentation.
Tip#6
Sørg for at lederen kommunikerer klart og giver den nødvendige advarsel
- Lederen skal forstå, at når den nødvendige advarsel ikke gives, så eskalerer sagen bare, og lederen gør alle parter en bjørnetjeneste.
- Lederen skal huske, at en advarsel også sikrer medarbejderens retssikkerhed ved at give chancen for at forbedre sig – der er ofte to sider af samme sag.
- Lederen skal afstemme med HR-funktionen, at de juridiske krav til en advarsel er opfyldt.
Tip#7
Sørg for at lederen også kommer sine sygemeldte medarbejdere ved
- Lederen skal følge op på medarbejderens fravær, tage dialogen og gennemføre sygefraværssamtaler
- Lederen må som udgangspunkt ikke spørge til, hvad medarbejderen fejler ifølge helbredsoplysningsloven.
- Lederen skal bede om dokumentation (lægeerklæring) om nødvendigt.
Tip#8
Sørg for at lederen forstår, at mobning/chikane også er lederens ansvar
- Lederen har ansvaret for, at mobning ikke finder sted på arbejdspladsen efter arbejdsmiljø-, ligebehandlings- og forskelsbehandlingsloven.
- Lederen skal derfor gribe aktivt ind, hvis mobning opleves og vise, at medarbejderen kan komme til lederen.
- Lederen skal tage det alvorligt, handle på det og tale både med mobber og offer for at træffe en beslutning om mulige konsekvenser for mobberen.
Tip#9
Sørg for at lederen sender sine medarbejdere på ferie
- Ferien for hver medarbejder bør planlægges og sikres afholdt i ferieåret efter virksomhedens retningslinjer – det er en lederopgave.
- Dårlig ferieplanlægning og opfølgning på ferie får konsekvenser for medarbejdernes helbred, virksomhedens arbejdsmiljø og økonomi.
- Overskydende ferie kan kun i begrænset omfang udbetales til medarbejderen. Det skal typisk afregnes til feriefonden, og må hverken beholdes af medarbejderen eller virksomheden. Dette føres der tilsyn med af feriefonden, og det kan få økonomiske konsekvenser for virksomheden.
- Der er en ny ferielov på trapperne. Den træder i kraft den 1. september 2020, men lederen bør informeres om den nye lovs konsekvenser hurtigst muligt.
Tip#10
Sørg for at lederen har styr på arbejdstiden
- Medarbejderen må ikke arbejde mere end 48 timer om ugen i en periode over 4 måneder ifølge arbejdstidsdirektivloven.
- Lederen skal sørge for at overholde 48-timers reglen – også selvom medarbejderen selv ønsker at arbejde mere og administrerer sin arbejdstid – også selvom medarbejderen får betaling for overarbejde.
- Det er lederen/virksomhedens ansvar at sikre, at arbejdstiden kan registres på en effektiv måde.
Tip#11
Sørg for at lederen passer godt på personoplysninger også ved referencer
- Lederen skal vide vigtigheden af at overholde databeskyttelsesloven og -forordningen, og lederen skal selv overholde reglerne ved rekrutteringen, under ansættelsen og ved afskedigelsen.
- Lederen skal klædes på enten fx ved undervisning, e-learning eller lignende.
- Ved referencer skal lederen sikre at få et skriftligt samtykke (frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt), både når lederen giver og modtager personoplysninger.
Tip#12
Sørg for at lederen passer på medarbejderens e-mails og sms’er
- Lederen skal være varsom med at læse medarbejderens e-mails og sms’er, selv hvis lederen har en mistanke – for straffelovens regler om brevhemmelighed gælder også her.
- Lederen bør altid få en juridisk vurdering i de konkrete tilfælde både ansættelsesretligt, persondataretligt, strafferetligt mm., før lederen skrider til handling.
Tip#13
Sørg for at lederen søger rådgivning i god tid ved vilkårsændring, opsigelse og bortvisning
- Lederen bør altid søge rådgivning, når vilkårsændring, opsigelse og bortvisning overvejes.
- Ansættelsesforholdet er et retsforhold, som i høj grad er reguleret, og det er derfor nemt at træde ved siden af.
- Fodfejl og lappeløsninger koster – både ledelsesmæssigt, menneskeligt og økonomisk, og alle parter får en dårlig oplevelse.
- Det er derfor bedst for alle parter, at konflikter forebygges og ikke brandslukkes.
- Brandslukning er aldrig et kønt syn og giver sjældent gode resultater.