Indlægget er skrevet af gæsteblogger Susan Havning
Susan Havning er uddannet Akademimerkonom i HR og ledelse og har 15 års praktisk erfaring inden for HR, heraf 7 år som HR Manager.
I Azets hjælper Susan kunder med udførelsen af HR-opgaver. Azets er Nordens førende leverandør af services inden for regnskab, løn og HR samt løn-, HR- og rekrutteringssystemer.
Læs mere på www.azets.dk/hr
For de fleste er HR ensbetydende med håndtering af kontrakter, lønadministration, indberetning af sygefravær og ferie, rekruttering samt udviklingssamtaler. Ofte handler det også om lønninger eller kontraktbrud, når HR får en nøglerolle på CEO´ens agenda.
Der er imidlertid flere strategiske overvejelser og beslutninger, som HR burde være en del af. Især nu, hvor der er kamp om de rigtige ressourcer, og hvor det hele tiden handler om at have en ny medarbejder eller leder klar til at tage over, hvis en anden får nye udfordringer internt eller eksternt.
HR som strategisk sparringpartner
Kender du som HR-chef eller HR-medarbejder din virksomheds målsætninger og strategier? Kender alle medarbejdere dem godt nok? Og ved du, hvordan I fra HR-afdelingens side bedst understøtter virksomhedens forretningsmål?
Hvis du trækker bare lidt på svaret, er det på tide at komme ud af rollen som HR-administrator og i stedet arbejde proaktivt for at blive strategisk sparringpartner for ledelsen. En sparringpartner, der kan bidrage med viden og indsigt, der gør ledelsen i stand til at træffe de rigtige strategiske beslutninger.
Forretningsforståelse er nøglen
Buzzwordet for at indfri forventningerne til rollen som strategisk sparringspartner er forretningsforståelse. Ledelser i alle virksomheder lægger i dag vægt på, at alle medarbejdere i alle forretningsområder – også HR – har forretningsforståelse.
HR bør derfor i langt højere grad involvere kursusadministration, sparring med lederne, strategisk sparring med direktionen og vigtigst af alt talent management. For at sikre, at dette prioriteres, bør HR-afdelingen dedikere en eller to ressourcer til disse opgaver. På den måde sikrer virksomheden i langt højere grad, at der bliver satset på langsigtede i stedet for kortsigtede løsninger.
HR kan skabe mere værdi
Med spørgsmålet i overskriften – om HR bør omtænkes – mener jeg ikke, at HR skal omtænkes helt. Men HR-afdelingen har potentiale til at skabe mere værdi for virksomheden, end den oftest gør i dag. Ved at fokusere på strategier omkring højere omsætning og dækningsgrader og i mindre grad bruge al tiden på de administrative HR-opgaver, vil HR-afdelingen bedre kunne understøtte virksomheden. Det er derfor bare om at komme i gang med at tænke forretningskritisk.
HR skal kommunikeres
En afgørende ting for HR er at kommunikere om de resultater, der kan opnås ved bruge den viden og data, som HR-afdelingen ligger inde med. HR-afdelingen varetager som oftest mange nyttige opgaver og råder over en god portion viden og data, som kan bidrage til at understøtte virksomhedens målsætninger. Men det er ikke altid, at disse data bliver omsat til brugelige værktøjer til resten af organisationen.
Det er min erfaring, at både ledelsen og andre afdelinger ofte ikke har helt styr på, hvad HR-afdelingen faktisk kan hjælpe dem med.
Med i fortællingen om HR-afdelingen er det derfor vigtigt at fokusere på, hvad al den data og viden betyder for forretningskritiske projekter. Men også hvordan HR-afdelingens indsigt kan bruges til at optimere projektorganisationen og f.eks. hjælpe ledere i organisationen med at lede projekter med de rigtige holdspillere.
HR som et strategisk værktøj
I nogle virksomheder er det dog ikke kun kommunikation om de strategiske fordele ved HR som sparringpartner, der mangler. Det er også de udviklende opgaver i HR-afdelingen. Og det er der såmænd ikke noget at sige til. Det er vigtigt, at al den viden, som HR-afdelingen har om virksomheden bliver sat i spil.
Mangler virksomheden eksempelvis kompetencer, tager HR strategisk fat i følgende spørgsmål:
- Medarbejderopkvalificering: hvilke kompetencer, hvilke medarbejdere og hvornår?
- Bør man udvikle eller afvikle?
- Bør man også – eller i stedet – ansætte nye medarbejdere?
- Hvordan opnår man mest effektivt den ønskede opkvalificering? Skal medarbejderne på eksterne eller interne kurser, eller skal der sidemandsoplæres?
Vejen til HR
HR-afdelingen kan forståeligt nok ikke stå alene for omstruktureringer af organisationen, ej heller beslutte egenhændigt, hvilke medarbejdere der er ansat i organisationen. Det kræver støtte og sparring fra topledelsen, hvor der også skal forventningsafstemmes om opgaver, ansvar og rollefordeling. Samtidig kræver det et godt samarbejde og kommunikation med samtlige ledere og relevante afdelinger, så alle ved, hvilke funktioner HR-afdelingen tager sig af.
I den sammenhæng er det især væsentligt at have topledelsen med i kommunikationen, da omstruktureringer tit bliver mødt af ’hvorfor?’-spørgsmål, som bør besvares af ledelsen og ikke HR-afdelingen.
Frigør tid til at arbejde strategisk
Vi ved alle, hvor svært det nogle gange kan være at få overtalt topledelsen til at investere i en ressource eller to mere, til opgaver som ikke kan ses på bundlinjen på kort sigt. Derfor kan det indledningsvis være godt at tage et kig på, hvordan de eksisterende ressourcer i HR-afdelingen bliver brugt.
Det er måske alligevel tid til at få strømlinet de administrative HR-processer. Det kan også være en god idé at outsource visse funktioner som f.eks. den administrative del af rekrutteringsprocessen eller supporten af HR-systemet, der ikke bærer præg af de store strategiske linjer.
En sådan løsning bør sørge for, at de frigivne medarbejdere har en forståelse for og erfaring med virksomhedens kultur og historie. Denne viden er nemlig yderst vigtig, når man skal talentudvikle eller rekruttere nye medarbejdere. Disse medarbejdere er også nøglen til at få endnu mere forståelse af forretningen og kan kortlægge, hvordan medarbejdernes kontakt med kunderne påvirker relationen og dermed forretningen.
Kort og godt skal HR omtænkes, strømlines og ikke mindst digitaliseres, hvor det er muligt. Ved at arbejde med langsigtede i stedet for kortsigtede løsninger får man mere værdi ud af HR, der ved at sætte ind med de rigtige værktøjer og indsatser bedre kan understøtte virksomhedens forretningsmål.